Prowadzenie Biletynu Informacji Publicznej to stały proces. Każdy z podmiotów publicznych ciągle wytwarza nowe informacje publiczne oraz modyfikuje już istniejące, co wymaga bieżącej aktualizacji i rozwoju danego publikatora. Prowadzenie BIP na zasadzie ręcznego dublowania istniejących już na podmiotowych stronach jednostek   informacji jest nieefektywne, powoduje częste rozbieżności i opóźnienia w publikacji danych.

Identyfikacja potrzeb

Ustawa o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. określa najważniejsze rodzaje informacji publicznych podlegających udostępnieniu:

• dane podmiotu i informacje dotyczące:
  • statusu prawnego lub formy prawnej podmiotu,
  • organizacji oraz przedmiotu działalności i kompetencji podmiotu,
  • organów statutowych podmiotu i osób sprawujących w nich funkcje oraz ich kompetencji,
  • struktury własnościowej podmiotu,
  • majątku, którym dysponuje,
• informacje o zasadach funkcjonowania podmiotu:
  • trybie działania władz i ich jednostek organizacyjnych,
  • trybie działania w zakresie wykonywania zadań publicznych,
  • działalności w ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej,
  • sposobach przyjmowania i załatwiania spraw,
  • prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych.
• polityka wewnętrzna i zagraniczna:
  • zamierzeniach działań władzy ustawodawczej oraz wykonawczej,
  • projektowaniu aktów normatywnych,
  • programach w zakresie realizacji zadań publicznych, sposobie ich realizacji, wykonywaniu i skutkach realizacji tych zadań,
• dane publiczne:
  • treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności,
  • treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć,
  • dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających,
  • treść innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej,
  • informacja o stanie państwa, samorządów i ich jednostek organizacyjnych,

Na podstawie przepisów Ustawy każdy podmiot precyzuje, jakie informacje będzie udostępniał na stronie podmiotowej BIP.